Voor velen is de grote vraag rondom to do’s en rust creëren: Wat zijn de juiste prioriteiten? Alles is belangrijk! Het moeilijk vinden om te beginnen heeft vaak te maken met een hele lange lijst. Je hebt zoveel belangrijke dingen dat het niet in één dag lukt, terwijl je eigenlijk wel in één dag klaar wilt zijn. De uiteindelijke prioriteiten bepalen is toch echt aan jou, maar ik bied je wel handvaten om de keuze makkelijker te maken. Vijf tips om je to do’s te reorganiseren én keuzes te maken als alles belangrijk is: let’s go!
Prioriteitenmatrix
De makkelijkste manier om je to do’s te prioriteren is door ze één voor één door de matrix te halen (ik zei makkelijk, niet snel). Stel jezelf bij iedere taak de vragen: is het belangrijk? en is het dringend?. Je antwoorden op die vraag plaatsen je to do direct op de juiste plek in de matrix. De zaken die in het vakje DOEN terecht komen zijn je belangrijkste taken.
Eat that frog
Wat je moet doen wanneer alle DOEN to do’s even belangrijk zijn? Eerst nog eens kritisch kijken of ze echt allemaal gelijk aan elkaar staan, want dat komt maar heel zelden voor. Wanneer je toch echt een lading aan belangrijke taken voor een dag hebt liggen is de populaire eat that frog techniek je vriend. In de basis zegt ook deze techniek dat je de belangrijkste to do als eerste moet tackelen. We hadden al geconcludeerd dat jij niet één duidelijke to do hebt, maar meerdere gelijkwaardige to do’s. In dat geval is de vervelendste ‘ugly frog’ je eerste to do. Je hebt daardoor aan het begin van de dag de (gevoelsmatig) grootste klus gedaan. Niet denken, maar gelijk doen is de beste oplossing wanneer je met een vol hoofd aan de slag moet.
Doelen stellen
Wanneer je het overzicht kwijt bent in je to do’s kan dat te maken hebben met onduidelijke doelen. Je hebt wellicht te veel opdrachten aangepakt of je hebt je op zaken gefocust die je eigenlijk niet zo leuk vindt, waardoor het eindeloos en groots aanvoelt. Prioriteren gaat gemakkelijker wanneer je weet waar je naartoe werkt. Weet wat je wilt bereiken en stel jezelf bij het maken van to do’s de vraag: (hoe) draagt dit bij aan mijn doel? Een duidelijk doel stellen is een vak apart waar je hier meer over kunt lezen.
De Bullet Journal techniek
Je hebt de mogelijkheid om meer dan één lijst te hebben. Voor een werkdag zou ik het er zeker bij eentje (met maximaal 3 to do’s) houden, maar overall heb je alle vrijheid om meer lijsten te maken. Bullet Journals worden hier veelal voor gebruikt. Zeker de taken die in een bepaalde periode moeten gebeuren, maar geen specifieke datum hebben zijn een onrustfactor op je lijst. Probeer daarom eens een running task list te maken. Op deze lijst verzamel je to do’s die geen datum hebben, maar wel moeten gebeuren. Geef je running task list een tijdslimiet om te voorkomen dat je de taken alsnog uitstelt. Ik ben zelf een voorstander van de wekelijkse running task list met huishoudelijke taken en social media taken (bijv. reageren op comments, volgers nalopen op bots).
Focus
Het is natuurlijk heel handig om te weten hoe je prioriteiten stelt en hoe je overzicht houdt, maar je kunt de chaos makkelijk voor zijn. Wanneer je met de to do’s voor de komende dag/week aan de slag gaat is het essentieel dat je rust voor jezelf creëert. Leg de afleiding weg, zorg dat je rustig bent en er ruimte in je hoofd is om kritisch te zijn. Een effectieve manier om tot jezelf te komen wanneer je je onrustig blijft voelen: ademhalingsoefeningen. Focus je alleen op je ademhaling (ik herhaal bijvoorbeeld ‘in’ en ‘uit’ in mijn hoofd zodat mijn gedachten het niet overnemen) en kom weer tot jezelf. Je zult merken dat je een veel realistischere to do lijst maakt wanneer je kalm bent. Ook maakt het relativeren en kritisch zijn makkelijker. Weg met het gevoel dat alles belangrijk is en nu moet!
