Nienke Buijser | Productiviteitscoach
READING

Productiever dankzij de prioriteitenmatrix

Productiever dankzij de prioriteitenmatrix

prioriteitenmatrix

Het gevoel dat je een eindeloze lijst aan to do’s hebt blijkt vaak in praktijk wel mee te vallen. Als je even rustig ademhaalt en je hoofd leeg schrijft dan blijkt die lijst met to do’s best behapbaar te zijn. Is dat niet zo? Is de lijst echt meer dan beide kantjes van een A4-tje? Dan wordt het tijd om kritisch te kijken naar je to do’s. Aan het einde van dit artikel weet je heel goed welke to do’s prioriteit hebben en welke niet. Om te achterhalen welke prioriteit we aan welke to do geven, maken we gebruik van Eisenhower’s prioriteitenmatrix.

De vier kwadranten

De vier kwadranten van de prioriteitenmatrix ontstaan door belangrijke versus onbelangrijke zaken en dringende versus niet-dringende zaken tegenover elkaar te zetten.  

Prioriteitenmatrix

  • Belangrijk en dringend (taken die direct gedaan moeten worden).
  • Belangrijk, maar niet dringend (taken die je kunt inplannen voor een later moment).
  • Dringend, maar niet belangrijk (taken die je moet delegeren).
  • Niet dringend en niet belangrijk (taken die je kunt schrappen).

Aan de slag

De theorie van de prioriteitenmatrix is niet heel ingewikkeld. Dat wil zeggen: let’s go! Pak daarom een vel papier of download de interactieve pdf en volg direct de onderstaande stappen.

Download de gratis prioriteitenmatrix



Je kunt je op elk moment uitschrijven voor de mailings. Zie de privacyverklaring op de website voor meer informatie.


  1. Doelen stellen

    Voordat je al je to do’s kunt indelen, is het belangrijk om te kijken naar de doelstellingen van je onderneming. Je kunt immers niet bepalen wat belangrijk is, als je niet weet waar je naartoe moet. Weten hoe je doelen moet stellen? Dat lees je in Zo werkt… SMART doelen stellen

  2. Een overzicht maken

    Ook handig om te doen voor je je to do’s gaat indelen: je to do’s opschrijven. Schrijf je hoofd helemaal leeg (met behulp van de triggerlijst bijvoorbeeld) en denk daarbij nog even niet aan hoe belangrijk deze to do’s zijn. Het beoordelen ervan is de volgende stap.

  3. Vragenvuur

    Stel jezelf bij iedere to do de volgende vragen:
    – Is het belangrijk?
    – Is het urgent?
    Plaats vervolgens de to do’s in de juiste kwadranten.

  4. Inplannen

    Nu je weet wat je met alle to do’s aanmoet, is het zaak om ze in je agenda te zetten. Maak een realistische (!) planning met takenlijsten voor iedere dag. Heb er erg in dat het delegeren van taken soms ook tijd kost.

  5. Ready, set, go!

    Je bent helemaal klaar voor je to do lijst. Je hebt de juiste prioriteiten gesteld en je eindeloze lijst een stuk overzichtelijker gemaakt.

Bonustip

Er is een soortgelijke techniek die je kunt toepassen om de prioriteit van to do’s te bepalen. Stel jezelf de vraag: moet ik dit nu doen? Leg daarbij de nadruk iedere keer op een ander woord en beantwoord de vragen. Zo deel je je to do’s op vrijwel dezelfde wijze in als in de prioriteitenmatrix.

Moet ik dit nu doen? > Is het een to do waar je iets voor moet doen of is er eigenlijk geen actie nodig?(Geen actie nodig? Dan kun je de overige vragen overslaan en de to do schrappen)

Moet ik dit nu doen? > Is de to do’s echt zo urgent?

Moet ik dit nu doen? > Is het een to do voor jou of kun je de to do delegeren?

Moet ik dit nu doen? > Levert een anders geformuleerde to do meer op?

Moet ik dit nu doen? > Moet deze to do nu gebeuren of heeft het niet zo’n haast?

Productiever dankzij de prioriteitenmatrix


RELATED POST

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

By using this form you agree with the storage and handling of your data by this website.